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交通工程档案管理中存在的问题与解决办法

交通工程档案是指从项目建设开始到结束,将整个过程形成的档案文件进行分类、整理、并归档,进而为工程建设提供依据与参考。项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等,其主要目的是能够为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。下面将对交通工程档案日常管理存在的问题进行具体分析。

一、交通工程项目档案管理存在的问题

(一)档案资料真实性缺失

在交通工程建设过程中,很多参与建设的施工单位对实体建设较为注重,却对工程档案资料形成与编制缺少关注度,错误的认为工程档案资料只要形式上过得去就行,只为了应付工程检查,临时编制的记录或者资料。施工单位内部有一群专门的档案编制人员,这些人员对工程施工流程与现场缺少了解,编写出来的档案资料缺少根据,常与现实脱节。比如,在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、开工报告附件编写过于流程化,土方填筑资料常出现错填或者漏填等问题。

(二)工程档案与工程建设不同步

在完成分项工程以后,现场签证和原始记录不能与工程同步进行。在进行归档过程中,主要考虑档案形成过程,侧重于归档工作的开展。例如,在对灌注桩施工进行记录时,在桩基阶段不能及时将原始记录填到表中,而是将其记在个人记事本上,然后再进行表格的统一整理;没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写,而是事后补充,很可能造成归档效率的降低。

(三)工程技术档案归档与档案管理规定不一致

在档案立卷归档时,鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一致,不同的人对档案的理解不同,也可能出于习惯,在分类档案、归档时会出现较大差异。比如,在对一座桥梁进行立卷过程中,有的工作人员会采用纵向归档,每个桥墩作为一个归档单位,其中包括这个桥墩的立柱、盖梁、承台、基础等资料,而采用横向归档法则是对所有桥墩中的立柱为一个单位,盖梁又为另一个单位,以此类推。

二、出现上述问题的原因

(一)档案管理意识薄弱

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