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交通工程档案管理中存在的问题与解决办法

交通工程档案是指从项目建设开始到结束,将整个过程形成的档案文件进行分类、整理、并归档,进而为工程建设提供依据与参考。项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等,其主要目的是能够为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。下面将对交通工程档案日常管理存在的问题进行具体分析。

一、交通工程项目档案管理存在的问题

(一)档案资料真实性缺失

在交通工程建设过程中,很多参与建设的施工单位对实体建设较为注重,却对工程档案资料形成与编制缺少关注度,错误的认为工程档案资料只要形式上过得去就行,只为了应付工程检查,临时编制的记录或者资料。施工单位内部有一群专门的档案编制人员,这些人员对工程施工流程与现场缺少了解,编写出来的档案资料缺少根据,常与现实脱节。比如,在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、开工报告附件编写过于流程化,土方填筑资料常出现错填或者漏填等问题。

(二)工程档案与工程建设不同步

在完成分项工程以后,现场签证和原始记录不能与工程同步进行。在进行归档过程中,主要考虑档案形成过程,侧重于归档工作的开展。例如,在对灌注桩施工进行记录时,在桩基阶段不能及时将原始记录填到表中,而是将其记在个人记事本上,然后再进行表格的统一整理;没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写,而是事后补充,很可能造成归档效率的降低。

(三)工程技术档案归档与档案管理规定不一致

在档案立卷归档时,鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一致,不同的人对档案的理解不同,也可能出于习惯,在分类档案、归档时会出现较大差异。比如,在对一座桥梁进行立卷过程中,有的工作人员会采用纵向归档,每个桥墩作为一个归档单位,其中包括这个桥墩的立柱、盖梁、承台、基础等资料,而采用横向归档法则是对所有桥墩中的立柱为一个单位,盖梁又为另一个单位,以此类推。

二、出现上述问题的原因

(一)档案管理意识薄弱

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交通工程档案管理中存在的问题与解决办法 交通工程档案是指从项目建设开始到结束, 将整个过程形成的档 案文件进行分类、整理、并归档,进而为工程建设提供依据与参考。

项目档案则包括建设、设计、监理、施工等单位形成的基础性材料、 设计资料、管理文件、施工文件以及竣工文件等,其主要目的是能够 为项目提供有价值的参考、凭证或者依据。

下面将对交通工程档案日 常管理存在的问题进行具体分析。

一、交通工程项目档案管理存在的问题 (一)档案资料真实性缺失 在交通工程建设过程中, 很多参与建设的施工单位对实体建设较 为注重,却对工程档案资料形成与编制缺少关注度,错误的认为工程 档案资料只要形式上过得去就行,只为了应付工程检查,临时编制的 记录或者资料。

施工单位内部有一群专门的档案编制人员,这些人员 对工程施工流程与现场缺少了解,编写出来的档案资料缺少根据,常 与现实脱节。

比如, 在测量数据资料收集时不能确保收集到准确数据、 开工报告附件编写过于流程化, 土方填筑资料常出现错填或者漏填等 问题。

(二)工程档案与工程建设不同步 在完成分项工程以后,现场签证和原始记录不能与工程同步进 行。

在进行归档过程中,主要考虑档案形成过程,侧重于归档工作的 开展。

例如,在对灌注桩施工进行记录时,在桩基阶段不能及时将原 始记录填到表中,而是将其记在个人记事本上,然后再进行表格的统 一整理;没有及时对测量放样、试验检测资料数据进行填写,而是事 后补充,很可能造成归档效率的降低。

(三)工程技术档案归档与档案管理规定不一致 在档案立卷归档时, 鉴于工程技术档案与档案管理相关规定不一 致,不同的人对档案的理解不同,也可能出于习惯,在分类档案、归 档时会出现较大差异。

比如,在对一座桥梁进行立卷过程中,有的工 作人员会采用纵向归档,每个桥墩作为一个归档单位,其中包括这个 桥墩的立柱、盖梁、承台、基础等资料,而采用横向归档法则是对所 有桥墩中的立柱为一个单位,盖梁又为另一个单位,以此类推。

二、出现上述问题的原因 (一)档案管理意识薄弱 在交通工程项目刚开始时,项目管理部就制定了相关法律法规, 比如, 《竣工档案编制实施细则》或者《项目档案管理办法》等。

但 依然有技术人员或档案管理人员缺乏基本的技术素养, 未能进行专业 培训,对交通法规缺少足够的认识,不能对项目档案进行系统性、完 整性的规划与设计,与档案资料编制目标存在较大差距。

(二)没有严格执行工程建设程序 项目刚开始建设时,要先制定管理法规,依据专业法律法规制定 奖惩措施, 这样才能使档案管理更为规范, 真正将档案管理落实到位。

但是,很多时候为了赶进度忽视档案管理,无形中也增加了后期档案 管理难度。

(三)部门间的规定不统一 工程技术部门有一套对技术档案的管理办法, 而档案管理部门又 有一套管理办法,二者不尽一致,各有说法,也是造成档案整理返工 的另一个原因。

三、解决对策 为了使档案管理能够全面、系统、及时的进行,编写出符合实际 的文件资料,使管理水平提高可以采取本项目建设统一的方式,将合 同管理纳入其中,按照“谁形成谁负责”的管理原则,是谁的责任就 由谁来负责,杜绝出现责任相互推诿的情况。

各单位资料质量负责人 要对档案人员的工作进行检查督促, 负责对档案编制的指导与动态监 督[3]。

(一)建立档案管理责任制 交通工程建设初期要构建出由业主、 监理单位以及施工单位共同 负责的档案管理责任制,并要委托咨询部门成立起文档编制项目部, 其作用是对档案编制进行指导。

还要有专门的档案室,设置人员


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